□ 梁丛丽

    档案的数字化管理，是为了更方便快捷地利用档案资源，推动工作创新，服务领导决策。其结合利用现代化的技术手段，依托档案管理软件的使用，可以更好地挖掘潜能、利用好档案资源，也为档案借阅者提供更加高效、快捷、便利的服务。

    传统纸质档案在如今信息呈指数增长的时代背景下，在提供档案资料的相关服务时，通常存在查找速度慢、档案原件损害程度高和档案保管不科学等问题。这无疑是档案工作的负面因素，影响了档案利用者的体验、档案工作者的积极性以及档案工作创新的可能性。为了解决传统纸质档案在档案管理中出现的诸多问题，让档案以一种全新的面貌呈现在利用者的面前，武安市检察院将非涉密档案进行了全部扫描，实现档案电子化管理。

    武安市检察院以需求为导向，从三个方面使档案利用渠道更加顺畅，利用覆盖面更加广泛，提高档案室在全院的存在感，提升档案室的服务效率，从而加强全院干警的档案意识，积极主动地配合档案管理和使用工作。

    加强检察档案信息资源的整合。面对庞大的电子档案信息库，我们武安市检察院以检察工作需求为导向，整合检察档案资源，全面盘点了解库存档案，汇总分析历年档案利用情况，整合全院干警在利用档案时遇到的问题，听取全院干警对档案工作的意见，有针对性地编制不同的检索工具。例如，针对占比例最高的诉讼档案，我们既根据高检院的要求编制了整体目录，也根据交卷科室编辑了不同科室的目录，各个科室在利用自己上交档案的时候，可以简化审批手续，方便利用。针对案件不同的处理结果编制了案卷目录，利用这些数据可以分析案件类别。针对不同的涉案人员编制了目录，方便在查询某一特定人员类别时使用。

    畅通档案交流渠道，充分发挥档案管理软件的作用。我们针对不同科室对档案需求的侧重，建立了针对性、个性化的档案管理软件查询快捷入口，方便查询与利用。普及电子档案使用的便捷之处，从年轻人抓起，带动全院干警在线提请审批手续、查询档案、阅览档案。

    以需求为抓手，提供主动服务。本着检索档案信息实用、方便、迅速、准确的原则，利用软件整理分析利用率较高的档案信息，统计院内各个内设机构对档案需求的内容及形式，针对性地编写材料，设计不同类型的检索工具。针对利用率高、涉密程度低的档案，简化审批程序。针对实际利用中档案收集不足的问题，加强完善档案收集范围，用更好的服务调动全院归档的积极性。

    档案信息资源是单位信息资源的重要组成部分，从档案信息中能够提取许多重要信息，对于调查信息、事物决策与判断都有着重要的意义。所以说，高度重视档案信息资源的开发与利用势在必行，进而以此促进工作的高效、顺利开展。

    （作者单位：武安市人民检察院）